注文帳: InstagramやWhatsAppのDMの注文を、チャットの途中で書き取る

チャットで注文を受けるとき、抜けを出さない方法

DMで来る注文は、注文の形では届きません。「青いのまだありますか」から始まり、その後二日かけてサイズ、「母の家に送れますか」、振込のスクショ、木曜日についての質問がばらばらに来ます。唯一の守りは、何かを売る前にどの欄が埋まれば注文が完成かを決めておき、全部埋まるまで尋ねるのをやめないことです。

実物の商品なら六つです。誰が（IDと荷物用の本名）、何を（一覧に載せたとおりの商品名）、どれを（サイズ・色・オプション）、どこへ（完全な住所と配送業者用の電話番号）、入金（済みか、いくらか）、いつ（自分の手を離れるべき日）。六つを一通で尋ねる返信を保存しておきましょう。人は雑談めいた質問より、番号付きのリストのほうがはるかに漏れなく答えます。

確認は、注文全体を一通で読み返すことで行います。商品、オプション、住所、金額、発送日。そして「はい」をもらうまで梱包しないこと。そのメッセージが領収書であり、いま訂正してもらうほうが後の返品より安く済みます。入金があったら「入金済み」だけでなく、金額と振込に表示された送金者名をそのまま書きます。入金と名前の突き合わせこそ、夜の時間が消えていく場所です。

一件の注文に六つの欄、伝票一枚

注文帳は一件の注文について六つを書きます。顧客、商品、サイズやオプション、住所、入金の有無、そして発送予定日。必須は顧客名だけで、発送日は今日に合わせてあります。だからDMを少し抜けて名前を打って押すだけで、伝票が一枚残ります。あとはメッセージが届くたびに、その伝票の上で足していけます。

書いた伝票は紙の伝票綴りのように重なります。まだ出していないものが上、その中でも日付が過ぎたものが一番上に来ます。発送した伝票は下に下がり、灰色の用紙に変わります。

チャットを開いたまま伝票を書く

• 顧客名を書きます。@のIDでも本名でも、DMで呼んでいるとおりに書けば大丈夫です。必須はこれだけです。
• 商品とサイズ・オプションは分けて書きます。オプションは伝票の上で丸で囲まれるので、梱包のときに商品名の中から探さずに済みます。
• 住所はDMで届いたままを貼り付けます。改行もそのまま残るので、形を整える必要はありません。
• 入金が済んでいれば「入金済み」を入れて書きます。そうでなければ、後から伝票の上で一度押すだけです。発送も同じで、送ったあとに発送を押せば、その伝票は下に下がります。
• 発送予定日は今日に合わせてあります。来週出すなら日付だけ変えてください。
• 四つの表示タブで絞り込みます。すべて、未入金、今日発送、発送済み。「今日発送」には日付が過ぎたものも上がってきます。昨日出すはずだったものは、今日の仕事だからです。各タブに件数が付いているので、開かなくても何件か分かります。
• 検索は欄が一つです。顧客・商品・オプション・住所・伝票番号を同時に見るので、「ワンピース」でも住所の町名でも見つかります。
• 伝票の鉛筆を押すと、同じ欄がその場で開きます。サイズを変えたり住所を直したりするのに、別の画面へ行くことはありません。
• キャンセルされた注文は、確認のうえ捨てます。それ以外は何も勝手に消えません。
• 書き出しの欄から、帳面まるごとをCSVかJSONで保存でき、書き出したJSONは読み戻せます。CSVはExcelやGoogleスプレッドシートでそのまま開けます。

返信するその場で伝票を書く理由

InstagramやWhatsAppのDMで物を売る人が使います。注文は一度に来ません。サイズが先に来て、住所が後から来て、入金はその日の夜です。それをチャットのスクロールに残しておくと、結局夜に表計算を開くことになり、そこで一件抜けます。

だから返信するその場で伝票を一枚書きます。翌朝は今日発送のタブを開けば今日梱包する分が出て、未入金のタブを開けばまだもらえていない人が出ます。このアプリがするのはそれだけです。

帳面が残る場所

Metaログインはありません。このアプリはInstagramやWhatsAppのアカウントを繋がず、メッセージも読みません。伝票は書いた瞬間に保存されてこの端末にだけ残り、サーバーも同期もチームで見る画面もありません。端末を替えたりサイトデータを消すと一緒に消えるので、失えない帳面はCSVかJSONで書き出しておいてください。