スキャンがうまくいく配送名簿の作り方
スキャンがうまくいく配送名簿とは、一行が一件で、それ以外は何もない名簿です。ヘッダーは一行だけ置き、その下に住所ごとに一行ずつ書きます。結合セル、途中の小計、「その他」用の二枚目のシートはなしにします。同じ玄関に荷物が二つ行っても一件です。行を増やすのではなく数量の列を足せば、一回のスキャンで訪問が閉じます。
件ごとに重複しない識別子を付けます。注文番号か、日付に連番を足した値で十分です。名前は被り、電話番号は打ち間違え、「3号室」はどの建物にもあります。QRが指すのはこの識別子なので、その日のうちでは必ず一意でなければなりません。住所は通りと部屋番号を別の列に分けてください。運転手は部屋番号を読み、地図は通りを読みます。
上げる前に行を実際に回る順に並べ替え、ツールが埋めてくれるとしても状態の列は残しておきます。そうすれば同じファイルを印刷した紙が、スマホの電池が切れたときの代わりになります。最後に、一日にファイルは一つ。昨日のファイルをコピーして直すのは構いませんが、一か月ずっと育つ一枚のシートが、誤スキャンの出どころです。
名簿を入れ、到着を残す
配マネージャーは、一日に数十〜数百件を回る人向けです。出発前にExcelで本日の名簿を上げ、現場でQRを撮って到着を残します。大手のTMS代用ではありません。台帳とチャットが混ざっている現場を、一つの画面に寄せる道具です。一日の件数上限まではカードなしで始められ、正確な数字はサイトの料金案内にあります。
一日の流れ
- 住所・受取・連絡先の列を揃えます。1行目はヘッダーにします。
- ファイルを上げると件ごとにQRが付きます。印刷するか受取側に貼ります。
- 到着してカメラでQRを撮ると、その件が完了になります。
- 画面で残りと完了を同時に見ます。チャットで「どこまで？」と聞き直さなくてよくなります。
カメラとExcel
QR確認にはカメラ権限が要ります。ブラウザが遮ったら、アドレス欄のアイコンから許可します。よくある列名は自動で合い、違う列はアップロード画面で対応づけます。数百行まではそのままで、数千行はファイルを分ける方が安定します。
使わない方がよい場合
リアルタイム車両追跡、数十人の配車最適化、請求が本業なら別の製品が向きます。配マネージャーは「今日この名簿を回し、到着を残す」だけに絞っています。
小さな店、家族の台所、短期バイトの現場
一日数十件の自社配送をExcelで回していた小さな店にいちばん合います。朝、今日の列を保存して上げ、運転手一人か二人がQRで到着を残します。チャットで「どこまで？」と聞かないことが目的です。一日十件未満なら紙の名簿の方が速いこともあります。
おかずや弁当のように、毎日住所が似ている家族事業でも使います。昨日のファイルをコピーして欠けた家だけ直して上げればよいです。受取人名が被るなら、QRを玄関に貼った方がスキャンミスが減ります。写真が要るならカメラ権限を先に入れてください。
短期バイトがExcelしか触れない現場にも上がります。新しい画面を教える時間がないなら、アップロードが正面です。運転手はログインよりQRだけ撮る方が教育が短いです。逆に二十人の配車と請求が本業なら、このツールの外です。
運転手もアプリを入れる必要がありますか？
運転手はQRを撮るだけ、に薄くしてあります。毎日IDでログインさせると現場の教育が長くなります。管理者がExcelを上げる画面と、運転手がスキャンする画面は役割が違います。
Excelの列名が違ってもいいですか？
大丈夫です。よくある列名なら自動で合い、違えばアップロード画面で住所・受取・連絡先を選べます。1行目はヘッダーにした方が安全です。数千行はファイルを分けてください。
地下駐車場でもスキャンできますか？
今はスキャン時点で通信が要ります。電波のない地点は出て撮るか、後で同期する機能を検討中です。同じ件を二台が完了したときの衝突を先に決める必要があり、オフラインキューはまだありません。