Liefermanager-Anleitung — Excel-Upload und QR-Zustellnachweis

So legst du eine Lieferliste an, damit das Scannen klappt

Eine Lieferliste, die sich gut scannen lässt, ist eine Liste, in der jede Zeile ein Stopp ist und sonst nichts. Behalte eine einzige Kopfzeile, darunter eine Zeile pro Adresse, ohne verbundene Zellen, ohne Zwischensummen mittendrin und ohne zweites Tabellenblatt für „Sonstiges“. Gehen zwei Pakete an dieselbe Tür, sind sie trotzdem ein Stopp; füge eine Mengenspalte hinzu statt einer zweiten Zeile, damit ein einziger Scan den Besuch abschließt.

Gib jedem Stopp eine Kennung, die sich nicht wiederholen kann: eine Bestellnummer oder das Datum plus einer laufenden Nummer. Namen wiederholen sich, Telefonnummern werden vertippt, und „Wohnung 3“ gibt es in jedem Gebäude. Die Kennung ist das, wofür der QR-Code steht, also muss sie für den Tag eindeutig sein. Teile die Adresse in getrennte Spalten für Straße und Wohneinheit; der Fahrer liest die Wohneinheit, die Karte liest die Straße.

Sortiere die Zeilen in der Reihenfolge, in der du sie abfährst, bevor du hochlädst, und behalte eine Statusspalte, auch wenn das Tool sie für dich ausfüllt. So dient ein Ausdruck derselben Datei als Notlösung, wenn ein Handy leer ist. Und schließlich: eine Datei pro Tag. Die Datei von gestern zu kopieren und zu bearbeiten ist in Ordnung; ein einzelnes Tabellenblatt, das den ganzen Monat wächst, ist die Quelle falscher Scans.

Liste rein, Ankunft raus

Der Liefermanager ist für Leute, die täglich zehn bis ein paar hundert Stopps abfahren. Du lädst die heutige Liste aus Excel hoch und scannst dann vor Ort einen QR-Code, um einen Stopp als erledigt zu markieren. Er ist kein Ersatz für das TMS eines großen Zustelldienstes. Er ist für Teams, die bislang eine Tabelle und einen Gruppenchat mischen. Bis zu einer täglichen Obergrenze läuft er ohne Kreditkarte; die aktuelle Zahl steht auf der Preisseite.

Der Ablauf eines Tages

• Richte die Spalten für Adresse, Empfänger und Kontakt ein. Behalte eine Kopfzeile.
• Lade die Datei hoch, und jeder Stopp bekommt einen QR-Code. Drucke ihn aus oder lass ihn beim Empfänger.
• Scanne bei der Ankunft den QR-Code. Dieser Stopp springt auf erledigt.
• Der Bildschirm zeigt offene und erledigte Stopps, damit du nicht im Chat nachfragen musst: „Wie weit sind wir?“

Kamera und Excel

Die QR-Bestätigung braucht die Kameraberechtigung. Blockiert der Browser sie, erlaube die Kamera über das Symbol in der Adressleiste. Gängige Spaltennamen werden automatisch zugeordnet; andernfalls ordnest du sie beim Hochladen zu. Ein paar hundert Zeilen sind kein Problem. Teile die Dateien auf, wenn du Tausende hast.

Wann du es nicht nutzen solltest

Wenn du Fahrzeug-Livetracking, die Disposition für Dutzende Fahrer oder die Rechnungsstellung als Kernaufgabe brauchst, wähle ein anderes Produkt. Der Liefermanager bleibt eng gefasst: die heutige Liste abfahren, die Ankunft festhalten.

Kleine Läden, Familienküchen, kurzfristige Aushilfen

Am besten passt es zu einem kleinen Laden, der schon Dutzende Eigenlieferungen aus einer Tabelle abwickelt. Lade die Spalten von heute Morgen hoch, und ein oder zwei Fahrer bestätigen die Ankunft per QR-Code. Es geht vor allem darum, nicht mehr im Chat fragen zu müssen: „Wie weit sind wir?“ Bei weniger als zehn Stopps ist eine Liste auf Papier vielleicht immer noch schneller.

Familienküchen mit wiederkehrenden Adressen — Beilagen, Lunchboxen — nutzen es ebenfalls. Kopiere die Datei von gestern, ändere die fehlenden Haushalte, lade hoch. Kollidieren Namen, klebe den QR-Code an die Tür. Schalte die Kamera ein, bevor du ein Foto brauchst.

Es landet auch an Orten, wo kurzfristige Aushilfen nur Excel kennen. Bleibt keine Zeit, ein neues Formular zu erklären, ist der Upload die Eingangstür. Fahrer lernen schneller, wenn sie nur einen QR-Code scannen, statt sich anzumelden. Wenn du zwanzig Fahrer disponierst und das Abrechnen die Hauptaufgabe ist, ist dies das falsche Werkzeug.